3 min

Na této maličkosti v e-mailu si zakládají úspěšní lidé. Ostatní ji pořád ignorují

Sdílet

Dennívýzva

Předmět e mailu rozhoduje o tom, zda vaši zprávu někdo otevře, nebo bez milosti smaže. Úspěšní lidé mu věnují překvapivě hodně času, zatímco většina ostatních ho odbyde jednou větou bez kontextu. Přitom právě tato drobnost často rozhoduje o obchodu, kariérním postupu i pracovních vztazích.

na-t-to-mali-kosti-v-e-mailu-si-zakl-daj-sp-n-featured

Zdroj: ČasProBydlení

Podle dat společnosti Campaign Monitor ovlivňuje předmět míru otevření e mailu víc než kterýkoli jiný prvek. Pokud nezaujmete během pár slov, obsah už si většina lidí ani nepřečte. Přesto v českých firmách dál kolují zprávy s předměty jako „Dotaz“, „Spolupráce“ nebo jen „Re“. Takový e mail zapadne mezi desítkami dalších a je hotovo.

Čtěte také: Nejhorší zmrzlina z obchodu. Chutná jako luxus, ale složením připomíná chemickou směs

Manažeři i personalisté se v zásadě shodují. Předmět má být konkrétní, stručný a srozumitelný – nic víc, nic míň. Nejde o kreativní exhibici, spíš o elementární respekt k času příjemce. A ten je dnes, ruku na srdce, vzácnější než kdy dřív.

Proč mozek reaguje na konkrétnost

Lidský mozek třídí informace téměř okamžitě. Výzkumy z Princeton University dlouhodobě ukazují, že jasně formulované sdělení snižuje takzvanou kognitivní zátěž, tedy množství mentální energie, kterou musíme vynaložit na pochopení toho, co po nás vlastně někdo chce.

Čtěte také: Na této maličkosti v e-mailu si zakládají úspěšní lidé. Ostatní ji pořád ignorují

Když si příjemce přečte předmět „Schůzka 12. 4. potvrzení času“, hned ví, na čem je. Jakmile tam stojí jen „Schůzka“, musí e mail otevřít a teprve potom zjišťovat detaily. A to je drobná překážka navíc. Úspěšnější lidé tyhle překážky zbytečně nestaví, naopak je odstraňují. Usnadní rozhodnutí, a odpověď přijde rychleji.

Data mluví jasně. Stručnost většinou vyhrává

Analýza HubSpotu, která pracovala s miliony e mailů, ukazuje zajímavou věc. Nejčastěji se otevírají předměty dlouhé zhruba šest až deset slov. Delší formulace se na mobilu useknou a ztratí pointu – a mobil dnes hraje prim. Podle Statista čte víc než polovina lidí pracovní poštu hlavně v telefonu, často někde mezi schůzkami.

Z praxe se tak ustálila tři jednoduchá pravidla: konkrétnost, úspornost a jasný přínos pro adresáta. Když obchodník napíše „Návrh úspory nákladů na energie pro vaši firmu“, je zřejmé proč by to mělo druhou stranu zajímat. Oproti tomu neurčité „Nabídka služeb“ zní, upřímně řečeno, jako desítky jiných mailů.

Čtěte také: Tohle staré kuchyňské nádobí mělo skončit na chalupě. Dnes po něm sběratelé jdou jako po pokladu

Roli hraje i tón sdělení. Harvard Business Review upozorňuje, že přehnaný tlak nebo manipulativní formulace důvěru spíš podkopávají. Výkřiky typu „Poslední šance!!!“ možná fungují v letáku ze supermarketu, ale v seriózní komunikaci působí křečovitě a někdy až zoufale.

Malý detail, který buduje reputaci

Předmět e mailu je tak trochu vizitka. Dlouhodobě promyšlený styl vytváří obraz člověka, který má věci srovnané a ví co dělá. Personalisté často říkají, že už z prvního kontaktu poznají, jestli kandidát chápe základní pravidla profesionální komunikace.

Rozdíl je patrný na první pohled. Předmět „Výběrové řízení marketing manažer reakce na inzerát“ působí úplně jinak než prosté „Životopis“. V prvním případě je jasno hned, ve druhém se musí hádat. A málokdo má čas hádat.

Podobně to funguje i uvnitř firem. Vedoucí, kteří do předmětu napíšou konkrétní úkol a termín splnění, dostávají odpovědi rychleji. Tým se lépe orientuje, méně se doptává a práce odsýpá. Není to žádná revoluce, spíš obyčejný pořádek v komunikaci.

Jak psát předmět, který opravdu funguje

Několik jednoduchých zásad se opakuje pořád dokola:

Začněte tím nejdůležitějším – třeba názvem projektu nebo datem.
Vyhněte se vágním slovům, která mohou znamenat cokoliv.
Myslete na mobil, držte se zhruba do deseti slov, někdy i méně.

Není to složitá věda. Spíš návyk. Řada úspěšných lidí si před odesláním přečte jen samotný předmět a zkusí si představit, že jsou na druhé straně. Otevřeli by takový e mail? Pokud ne, změní ho. Možná drobnost. Jenže právě na drobnostech kariéra i obchod často stojí, i když si to neradi přiznáváme.

Zdroje: campaignmonitor.com, hubspot.com, hbr.org, statista.com

Reklama

Další články z Čas pro bydlení

Tento článek byl publikován ze zdrojů Čas pro bydlení

Web se zaměřuje na bydlení, interiérový design a praktické rady pro domácnost. Čtenáři zde najdou tipy, jak si útulně zařídit byt, jak zrenovovat starší vybavení nebo jak si poradit s běžnými domácími starostmi. Nechybí ani inspirace pro zahradu, pěstování či sezónní údržbu. Články kombinují...

Na této maličkosti v e-mailu si zakládají úspěšní lidé. Ostatní ji pořád ignorují

„Nerespektoval svou vládu.“ Čína zuří kvůli Vystrčilově cestě, žádá nápravu „chyby“

Každý chtěl být bagristou. Jaké to je, když si do něj konečně sednete

Hollywoodské hvězdy? Čím úspěšnější, tím pokornější, tvrdí režisér Václav Marhoul

Není to vůbec jednoduché, přiznal Menšík. Přesto doufá, že tímhle to v Paříži nekončí

Agáta neumí sedět v klidu ani v neděli, říká Dopita. Lidé kolem ní prý kvůli jejímu tempu padají jako mouchy